Une connaissance correspond à des informations élaborées acquises par l’étude, l’expérience et reliées entre elles.
De nature qualitative (Exemple :qu’achète telle catégorie de clients grossistes ou détaillants) ou quantitative (quand des opérations de calculs sont possibles), l’information provient de l’environnement ou est diffusée par l’organisation elle-même.

L’information concerne des domaines variés : technique (matériels), commercial (marché, clientèle, concurrence), économique (conjoncture française et internationale), juridique (lois et règlements), culturel (valeurs et modes de vie des pays).

Les signes ou symboles utilisés pour représenter l’information peuvent être numériques, textuels, alphanumériques ou audiovisuels. Sa diffusion peut être publique (diffusable à tous) ou privée (plus ou moins confidentielle).

L’information est un outil de communication :

– Externe : permet à l’organisation de recevoir de ses partenaires extérieurs, et de leur transmettre, des données susceptibles de réduire l’incertitude.

– Interne : permet aux membres du groupe d’échanger pour une meilleure cohésion et une meilleure efficacité.
Les connaissances nouvelles ainsi constituées sont une aide à la décision par les simulations et prévisions qu’elles permettent.

L’information reçue, mémorisée, échangée par les membres de l’organisation est un instrument du travail collaboratif car chaque poste de travail obtient les renseignements nécessaires à la réalisation des tâches qui lui incombe, et améliore la performance de l’équipe impliquée dans le processus.

Il est donc nécessaire de s’assurer de la fiabilité de l’information échangée par des contrôles de validité, de la pertinence de l’information diffusée ou collectée en raison de l’explosion du nombre d’informations en circulation avec Internet. La diminution du temps d’accès à l’information permis grâce à la mise en ligne de nombreuses banques de données, a fait émerger un nouveau problème : celui de la sélection des informations utiles, précises, à jour.