RMOH - Identification et formalisation d’un processus administratif

, par Anne VERE

Cette situation peut être adaptée pour le BTS SAM Bloc de compétences 1 -
Activité 1.3. Amélioration continue des processus
Compétence : contribuer à la pérennisation des processus
Tâche 1.3.1 Identification, formalisation et caractérisation des processus
Tâche 1.3.4 Formalisation et diffusion des procédures
Typologie des processus, Processus organisationnel : définition, représentation
Procédure, description et analyse des processus…

Problématique :
Dans une entreprise qui ne ferme pas l’été, il est nécessaire d’assurer la continuité du service tout en permettant aux salariés de prendre leurs congés. Une analyse semble nécessaire afin de conserver l’équité dans le traitement des demandes de congés d’été.

Objectifs pédagogiques Séance d’installation sur les processus administratifs à travers le travail d’un assistant expérimenté.

Identification des composantes d’un processus

Repérage des différentes étapes d’analyse d’un processus

Supports exploités La description du contexte (présentation, organigramme, plan de l’entrepôt) et ses annexes
- Un conflit entre chefs d’équipe (annexe 1)
- Un mail du siège social (annexe 2)
- Un entretien entre l’assistant et le responsable de l’entrepôt (annexe 3)
- Un schéma résumant la convention collective (annexe 4)
- Un compte rendu de réunion (annexe 5)
- Un schéma postes-documents (annexe 6)
Organisation de la classe En classe entière.
Organisation possible des séquences Durée totale : 3 heures

Etape 1 : (45 minutes)

Appropriation du contexte (contexte et annexe 1)

Etape 2 : (1 h 15)

Identification des composantes du processus (annexes 2, 3 et 4)
Etape 3 : (1 heure)

Analyse d’un outil de présentation de processus (annexes 5 et 6)
Synthèse

Un TD pourra être l’occasion de représenter le même processus en poursuivant un objectif différent : présenter ce nouveau processus aux salariés de l’entrepôt. Une réflexion peut être menée à ce titre :

- Utilise-t-on le même outil ? (plus imagé ?)

- Représente-t-on tous les flux ? (procédure simplifiée)

- Comment diffuser ce schéma ? (intranet, réunion, note... ?)