La GED - Cas Animanutrix

, par Muriel DESSERTENNE

Problématique :
La gestion électronique des documents répond à une exigence croissante d’efficacité en termes d’exploitation et de valorisation de l’information des organisations. Les logiciels de GED permettent la constitution d’une véritable mémoire vivante, hautement accessible, indispensable à la préparation de la prise de décision du dirigeant ainsi qu’au développement des formes de travail fondées sur le partage et la circulation des informations.
L’assistant de gestion de PME PMI s’intègre dans cette création de valeur ajoutée. En tant qu’assistant du dirigeant, il doit fournir au moment opportun l’information nécessaire à l’appréciation des situations et à la prise de décision. En tant que producteur de nombreuses ressources bureautiques, il se doit de mettre à disposition des acteurs de l’organisation, les documents et les informations qui les concernent et qui sont issus de son activité et de celles des autres acteurs de l’organisation.

Public Classe de section de technicien supérieur Assistant de Gestion PME PMI
Place dans le programme Le cas ANIMANUTRIX porte sur l’acquisition des compétences relevant de l’activité 5 : « Gestion des ressources » ; A5.3. « Gestion de l’information » ; T53.2. « Mise en place, maintenance d’un système de classement et d’archivage ».
Notion(s) principale(s)
Compétences principales
Notions principales
- Typologie de la GED (COLD, documentaire, bureautique) ;
- Processus de gestion électronique des documents :
Acquisition des documents papier (dématérialisation par numérisation et reconnaissance de caractères) ;
Acquisition des documents électroniques (téléchargement de fichiers, flux de syndication RSS, création de fichiers bureautiques) et formats de document (définition, conversion) ;
Indexation des documents et définition des descripteurs.
- Conservation et exploitation des informations et des documents :
Accès aux documents classés et archivés ;
Règles juridiques s’appliquant aux documents électroniques (valeur juridique, preuve, traçabilité, signature électronique) ;
Modalités matérielles de conservation (supports de stockage).
Compétences principales
- Identifier les usages et les besoins, concevoir une procédure de classement et appliquer les critères définis dans celle-ci ;
- Numériser des documents et choisir un format de conservation approprié à l’usage et à l’archivage du document ;
- Indexer des documents issus des applications bureautiques et émanant d’autres sources : choisir des mot(s) clé(s) et définir ces mots clés dans le système de GED ;
- Archiver les documents.
Pré-requis - Management : système d’information décisionnel
- Notion de document, de cycle de vie d’un document.
- Notions de réseau informatique, Internet, Intranet, droits d’accès, base de données.
- Méthodes de recherche de l’information, production d’une information structurée, élaboration d’un dossier documentaire
Objectif pédagogique - Installer les savoirs et les compétences relatifs aux fonctions de la GED bureautique : acquisition des documents, définition et modification de format de document, indexation des documents.

- Utiliser un logiciel de GED
Supports exploités Cas pratique : ANIMANUTRIX

Pour les besoins de la séquence, proposition de téléchargement d’un logiciel de gestion électronique des documents ARCHIVES PERSO (en shareware, lien de téléchargement possible : http://www.01net.com)
Organisation de la classe La durée de traitement du cas pratique varie en fonction du nombre et du type de questions que l’enseignant choisit d’extraire du cas et de traiter avec ses étudiants. Un minimum de deux heures est nécessaire pour permettre la prise en mains et la compréhension des principales notions. Prévoir aussi une synthèse de ces notions en une heure (cours).

Dans une salle informatique équipée de postes informatiques en réseau, d’une connexion Internet pour le travail de recherche et de téléchargement, d’un scanner, avec logiciel de reconnaissance de caractères, d’une imprimante.
Installation préalable du logiciel de GED à prévoir et paramétrage des droits d’accès.